Business Intelligence – O que é e como pode ajudar sua organização

Ferramentas de Business Intelligence (BI) são tipos de software de aplicação capazes de recolher e de processar grandes quantidades de dados não estruturados de sistemas internos e externos.

O seu objetivo é obter dados para encontrar informações e essas ferramentas o fazem, principalmente, por meio de consultas. Elas também auxiliam na preparação de dados para análises, para que seja possível criar relatórios, dashboards e visualizações de dados.

Ferramentas de Business Intelligence (BI) são tipos de software de aplicação capazes de recolher e de processar grandes quantidades de dados não estruturados de sistemas internos e externos.

O seu objetivo é obter dados para encontrar informações e essas ferramentas o fazem, principalmente, por meio de consultas. Elas também auxiliam na preparação de dados para análises, para que seja possível criar relatórios, dashboards e visualizações de dados.

Os resultados obtidos pelas ferramentas de Business Inteligence são capazes de proporcionar a colaboradores e gestores o poder de tomar decisões melhores e de maneira mais rápida, além de elevar a eficiência operacional, identificar potenciais novas oportunidades de receitas e de negócios, reconhecer tendências de mercado e reportar KPIs genuínos.

Normalmente usadas para consultas e criação de relatórios de dados empresariais mais diretos, as ferramentas de Business Intelligence são capazes de combinar um grande e variado conjunto de aplicações de análise de dados, incluindo entre eles análises e consultas ad hoc, relatórios empresariais, processamento analítico online (OLAP), BI móvel, BI em tempo real, BI operacional, BI de cloud e de software como serviço, BI de código aberto, BI colaborativo e intelligence de localização.

Elas ainda podem incluir softwares de visualização de dados para desenhar gráficos, assim como ferramentas para criar dashboards de BI e tabelas de indicadores de desempenho que apresentem métricas e KPIs de negócio para transformar os dados da empresa, muitas vezes de difícil entendimento, em imagens fáceis de compreender.

Business Intelligence: o que é?

O Business Intelligence pode ser entendido como uma teoria que orienta a maneira de coletar, organizar e analisar dados brutos, com o intuito de transformá-los em informações relevantes para as empresas. Os processos são realizados através de softwares específicos, auxiliando as organizações na obtenção de insights relevantes e úteis para suas operações diárias. Com o conhecimento adquirido, é possível tomar decisões mais conscientes e estruturadas.

Com o propósito de aprimorar o gerenciamento das saídas informacionais, o BI combina metodologias, processos, tecnologias e arquiteturas de informação. Assim sendo, torna-se mais fácil analisar, reportar e fazer a gestão de desempenho do negócio, além de simplificar a entrega da informação correta.

É necessário ressaltar que há muitas definições de Business Inteligence e que grande parte delas se refere aos softwares utilizados, porém, o BI não é só isso e a tecnologia vai além. Ela conta com infraestrutura, políticas, procedimentos e sistemas que guiam gestores na tomada de decisões mais assertivas.

Pilares do BI

Para ser colocado em prática, o BI demanda a aplicação de três fundamentos:

1. Coleta de dados: após coletados, os dados são analisados para avaliar aspectos-chave, como gargalos, oportunidades, produtividade, entre outros;
2. Organização e análise: os dados são categorizados em um banco e apresentados em formato visual, com o objetivo de simplificar tomadas de decisões;
3. Ação e monitoramento: os insights obtidos permitem tomar decisões, com monitoramento de resultados para verificar o sucesso da atividade.

Sustentando o Business Intelligence dentro dos fundamentos apresentados acima, existem três pilares que, quando aplicados corretamente, garantem a eficiência da prática, bem como sua otimização e seu nível de rentabilidade.

Os três pilares que compõem o BI não são interdependentes nem excludentes e, para compreender como eles devem ser trabalhados, é preciso conhecê-los e entender suas diferenças.

Estratégico

É o nível de BI que busca aumentar a performance do negócio e que tem por finalidade dinamizar o âmbito analítico. Nessa etapa, é possível fazer uso de diferentes ferramentas, como por exemplo, scorecards, mapas estratégicos e relatórios. Todos os recursos estratégicos visam a transformar os dados em objetivos mensuráveis, permitindo que sejam acompanhados.

São utilizados fatores relevantes, como margem de lucro, índice de satisfação dos clientes e participação de mercado que possuem o propósito de medir o sucesso dos trabalhos. Isso significa que é necessário levar em consideração que o BI estratégico está totalmente voltado para monitoramento da performance e cumprimento de objetivos.

Analítico

Após a adequação do estratégico, o BI analítico está pronto para ser trabalhado. Aqui, a proposta principal é detectar a origem dos problemas assim que eles são encontrados. Em um exemplo prático, se for identificada queda no lucro empresarial, será possível determinar se ela se deu devido à redução no market share, à eliminação da venda de algum produto específico, ao aumento da concorrência, ao desempenho abaixo do esperado para determinado segmento da empresa e assim por diante.

Através da identificação e do isolamento dos gargalos a causa do problema será conhecida. A partir da verificação desse quesito, é chegado o momento de direcionar as ações operacionais.

Operacional

O último dos pilares do Business Intelligence é o operacional, que impacta diretamente a produtividade, a agilidade, o lucro e a rentabilidade do negócio. A partir de iniciativas que visam o aperfeiçoamento dos processos, ele ativa soluções para os problemas que impedem a melhoria do desempenho.

De maneira prática, nesse nível se dá a obtenção de ferramentas que contribuem para as decisões de rotina, consideradas aquelas surgidas nos âmbitos mais inferiores das empresas. Essas são iniciativas que auxiliam na conquista dos objetivos estratégicos. Além disso, elas dão autonomia e poder de decisão aos colaboradores, possibilitam a automatização de processos, o acompanhamento da performance das iniciativas e a disponibilização das informações operacionais relevantes, entre elas as que interferem na capacidade da empresa atingir metas como o aumento de rentabilidade ou das vendas.

Embora não sejam interdependentes, torna-se claro que os três níveis de BI estão relacionados uns com os outros e, por isso, devem ser trabalhados conjuntamente. Quando um desses pilares é deixado de lado, as chances de que os resultados esperados sejam alcançados são menores. E é possível notar que isso acontece frequentemente, muitas vezes porque as empresas nem sempre reconhecem a relevância do funcionamento em conjunto dos pilares.

Trabalhar assertivamente essas questões, portanto, é o primeiro passo em direção à aplicação correta do BI na sua empresa.

Business Intelligence: funcionamento

O BI trabalha com três níveis de abstração de informações. O primeiro é o que contém os dados em sua forma bruta e, devido a isso, não possuem relevância nem transmitem sentido por si só. Por outro lado, esses dados podem ser organizados e, a partir disso, surge a informação.

O segundo nível compreende as relações compartilhadas pelos dados em um contexto específico. Eles são estruturados e, a partir de então, são fornecidas percepções impossíveis de serem atingidas sem seu agrupamento: os insights.

Por fim, há o terceiro e mais elevado nível, o do conhecimento. Ele exige informações sólidas e consistentes e depende do aspecto subjetivo para agregar valor. Isso quer dizer que esse patamar só pode ser alcançado quando existe compreensão e percepção das implicações e dos padrões.

Ao utilizar o Business Intelligence, busca-se alcançar esses três níveis de abstração das informações. Isso porque somente a partir das percepções obtidas no último âmbito é que se torna possível o direcionamento das ações empresariais e a tomada de decisões estratégicas e acertadas.

Sendo assim, é possível afirmar que o BI não fornece respostas rápidas nem sinaliza qual caminho deve ser obrigatoriamente seguido. Isso porque essa interpretação será obtida pelo fator humano. O que a ferramenta faz é facilitar a análise dos dados por meio de relatórios gerados, a fim de compreender tendências e alcançar insights significativos.

Processo na prática

Data warehousing, ou coleta de dados dos sistemas operacionais e transacionais, é a primeira etapa do BI. Em seguida, os dados são estruturados em um banco central em que estão incluídos aspectos econômicos, operacionais e tecnológicos da empresa, tendências de mercado, demandas dos consumidores e índice de competitividade.

Após finalizada essa primeira etapa, as ferramentas mineram e extraem dados do repositório central, também denominado data warehouse. O processo, conhecido como data mining, ou mineração de dados, tem como objetivo identificar padrões nos dados e detectar novos grupos passíveis de mapeamento. Assim, é possível gerar relatórios com detalhamento das informações relevantes.

Além dessa, ainda existem outras técnicas a serem utilizadas com efeitos positivos. As duas principais são:

1. Reengenharia de processos de negócio (BPR): possui foco na análise e na representação do workflow para reestruturar atividades internas;
2. Benchmarking: é direcionada à identificação das melhores práticas para, assim, verificar as que se adaptam à empresa, otimizando a performance do negócio.

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Como o Business Intelligence transforma as empresas?

Mesmo que muitos gestores e especialistas direcionem suas atenções para o Big Data, a inteligência artificial e o machine learning, é necessário reconhecer o valor do BI, já que ele é capaz de reunir aspectos relevantes e úteis para a organização e a gestão das atividades empresariais, além de agregar soluções tecnológicas que visam atingir os melhores resultados.

Podemos entender que resultado é a capacidade de estruturar o planejamento estratégico de maneira a construir vantagens competitivas sustentáveis. Afinal, dados mais evidentes equivalem a decisões estratégicas. Nesse cenário, o BI contribui para diferentes fins, como:

• Conhecimento mais amplo do negócio;

•  Melhoria dos processos de decisão;

• Facilidade de acesso e compartilhamento de informações, subsidiando a gestão;

• Análises em tempo real;

• Ajuda na identificação de perdas no sistema;

• Redução de problemas e obstáculos;

• Entrega de resultados corretos no tempo exato e para a pessoa certa;

• Identificação de oportunidades de vendas diretas e cruzadas;

• Possibilidade de fornecer respostas rápidas às consultas de negócios;

• Insights valiosos sobre o comportamento dos clientes.

Principais benefícios do Business Intelligence

Os benefícios fornecidos pelo BI são muitos, abaixo listamos os principais.

Melhoria nas tomadas de decisão     

Esta é, provavelmente, a principal vantagem do Business Intelligence. O processo decisório se torna mais rápido e possui mais qualidade. As operações são potencializadas e os processos são otimizados devido à facilidade de visualização de dados através de relatórios e análises.

Na prática isso se reflete, por exemplo, no fechamento de um orçamento para um cliente. Com o BI, é possível analisar os aspectos implicados e verificar os relatórios pelo computador ou celular para, então, determinar o melhor valor a ser cobrado. Também é possível:

• Controlar previsões de vendas;
• Atender demandas com agilidade;
• Mensurar a eficiência das soluções;
• Descobrir oportunidades de negócio;
• Identificar custos operacionais desnecessários;
• Fazer planejamentos seguros.

A melhoria nas tomadas de decisão agrega vantagem competitiva ao negócio, principalmente porque contribui para a manutenção de boas relações entre empresa, fornecedores e clientes.

Aprimoramento de planejamento e gestão   

Mais do que apenas coletar dados brutos, o BI auxilia a melhorar a gestão com o objetivo de alcançar as metas de desempenho. Por meio de ferramentas específicas, é possível definir metas baseadas em números, como tempo de entrega e objetivos de vendas, por exemplo. Com esses indicadores, torna-se mais fácil analisar a evolução de maneira consistente.

É necessário ressaltar ainda que a acessibilidade dos dados e das informações contribui significativamente para o monitoramento em tempo real. Assim, ao invés de perder horas coletando e organizando dados, basta acessar o sistema para verificar o que é preciso.

Capacidade de prever crescimento    

Apesar de ter um foco significativo na análise de números, o BI tem como seus principais objetivos aperfeiçoar a eficiência organizacional e aumentar a produtividade. Esse equilíbrio entre dados e aspectos estratégicos é que possibilita prever o crescimento do negócio a partir de seu histórico, status atual e projeções para o futuro.

Esse cenário é também derivado do compartilhamento de informações entre equipes: como os dados ficam concentrados em um único lugar, qualquer gestor pode acessá-los, interpretá-los e tomar as decisões corretas. Essa medida ainda evita a duplicidade de itens.

Elaboração de perfis de clientes         

Atualmente é essencial buscar informações sobre os clientes da empresa e trazer esses dados é uma das propostas do Business Intelligence. Com seu auxílio, são identificados padrões no perfil dos potenciais consumidores interessados em seus produtos e serviços, além de informações sobre suas necessidades.

Essas informações são primordiais pois permitem pensar em qual a melhor maneira de atender a essas demandas. Uma possibilidade, por exemplo, é fazer publicidade direcionada com links patrocinados que podem trazer aumento nas vendas e até a fidelização do consumidor, já que a compreensão sobre suas preferências é uma vantagem estratégica.

Maior retenção de clientes    

Além de aumentar a fidelização, elaborar perfis de clientes contribui para o crescimento da retenção, seja pela própria satisfação dos consumidores, seja por conta de outras ações, como campanhas personalizadas e direcionadas, promoções específicas e outras possibilidades que dependem das opções que serão apresentadas nos relatórios da ferramenta.

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