Gestão de Processos (BPM, BPMN)

É um conjunto de práticas que têm o objetivo de buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição.

Para isso, a empresa deve estar aberta para redesenhar seus fluxos e processos de trabalho. Para que a prática de modificar um processo não se transforme em uma batalha com a resistência dos colaboradores, é preciso ter uma cultura organizacional de flexibilidade.

Gestão de processos é um conjunto de práticas que têm o objetivo de buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição.

Modelação

A empresa deve ter abertura para o redesenho dos fluxos de trabalho e, por consequência, dos processos.

Isso demanda uma cultura organizacional de flexibilidade, para que a prática de modificar um processo não se transforme em uma batalha, enfrentando a resistência dos colaboradores.

Documentação
Os processos de uma organização precisam estar bem documentados, para que não ocorram situações nas quais apenas determinado colaborador sabe como fazer um conjunto de atividades.

Com tudo documentado, caso esse colaborador deixe a empresa ou troque de função, o responsável a assumir seu lugar terá um norte.

Entrega de valor
Os processos existem para entregar algum tipo de valor à empresa, à marca, ao produto ou serviço comercializado.

Se não está claro de que maneira essa entrega ocorre, pode ser um sinal de que o processo deve ser repensado.

Monitoramento
Os gestores também precisam de números para entender se os processos estão entregando o que se espera deles.

A dica é, ao desenhá-los, pensar em key performance indicators (KPIs) para embasar a avaliação do desempenho.

Sistematização
Conforme já destacamos aqui, a gestão de processos é também um processo. Isso quer dizer que esse conjunto de práticas deve ter as mesmas características de que falamos aqui.

E deve ser implementado segundo algum critério, aproveitando oportunidades de melhoria e antecipando problemas em vez de esperar eles acontecerem para problematizar os processos organizacionais.

Modelação
A empresa deve ter abertura para o redesenho dos fluxos de trabalho e, por consequência, dos processos.

Isso demanda uma cultura organizacional de flexibilidade, para que a prática de modificar um processo não se transforme em uma batalha, enfrentando a resistência dos colaboradores.

Benefícios da Gestão de Processos

Melhor aproveitamento do tempo
Quando um processo é modelado ou aperfeiçoado, um dos principais pontos planejados é como ter o mínimo desperdício de tempo. Também são exploradas oportunidades de automação, para que os gestores e colaboradores tenham mais tempo para realizar outras tarefas.

Redução de custos
Aproveitar melhor o tempo disponível é, por si só, uma maneira de economizar. Mas a gestão de processos procura oportunidades de reduzir custos em frentes diversas.

Maior qualidade nos serviços e produtos
Um bom processo é aquele que resulta em um produto ou serviço de qualidade, que deve ser sempre o objetivo final da empresa.

Qualifica a tomada de decisões
Como implica no monitoramento de métricas e indicadores, a gestão de processos colabora para uma cultura organizacional na qual as decisões são tomadas com base em dados.

Retenção de talentos
Como os processos são amplamente conhecidos e mapeados, fica mais fácil alocar os profissionais adequados a cada função, o que aumenta a satisfação e a qualidade do trabalho dos colaboradores.

O que é BPM?

BPM é a sigla para business process management, que é basicamente o termo equivalente à gestão de processos organizacionais na língua inglesa. Quanto ao significado, não há diferença. Mas podemos dizer que o costume é usar a sigla BPM em um contexto um pouco mais específico, referindo-se a um sistema BPM.

Também chamado de BPMS (business process management system), é um software que busca automatizar a gestão de processos. Ou seja, uma solução tecnológica cujo objetivo é sistematizar e tornar mais eficiente o gerenciamento dos processos de uma organização.

Da mesma forma que um software é utilizado para facilitar esse conjunto de atividades, outros processos também podem ser automatizados e otimizados com a tecnologia.

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