Inovação, automação e implantação de processos junto à TERRACAP
Fase 01
Conhecer
A Memora foi contratada pela TERRACAP para prestar serviços especializados para modelagem, implementação, inovação, integração, automação e implantação de processos de missão crítica da empresa, aplicados para o desenvolvimento de projetos estratégicos da companhia.
O projeto estratégico “TERRACAP DIGITAL” visa desburocratizar os processos internos e melhorar o atendimento ao cliente, com soluções que se encontrem a um clique de distância e também conta com o apoio da Memora.
O projeto objetiva, justamente, oferecer a possibilidade de o cliente ter acesso aos serviços da empresa de forma digital, ágil e online, fazendo com que a sua interação direta na sede da companhia seja a menor possível.
Fase 02
Entregar
- Desenvolvimento do aplicativo da TERRACAP:
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- Oferecer aos clientes um aplicativo de autoatendimento, no qual podem solicitar e resolver suas necessidades junto à TERRACAP de forma remota, prática, fácil, segura e desde qualquer lugar, tendo um meio interação direto com as áreas responsáveis. Tudo isto em um único local e sem sair de casa;
- Praticidade – comodidade – agilidade.
- Criação do portal do cliente:
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- Fornecer ao cliente da TERRACAP um portal único de acesso aos serviços oferecidos pela companhia para resolução das suas necessidades junto às áreas responsáveis de forma direta, prática e intuitiva.
- Ponto único – personalizado – intuitivo
- Criação do portal interno:
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- Fornecer aos funcionários da TERRACAP um sistema interno que permita o acompanhamento e tratamento das solicitações encaminhadas pelos clientes, automatizando os procedimentos de ponta-a-ponta a fim de oferecer um atendimento ágil ao cliente, além de contar com informações gerenciais e estatísticas para aprimoramento dos processos internos;
- Automação de serviços;
- A desburocratização na prestação de serviços da TERRACAP, passa pela automação dos processos de forma a minimizar a interferência de atividades manuais e operacionais. Visa tornar o serviço a um clique de distância para o cidadão solicitante, reduzindo a necessidade de apresentar documentos e se deslocar até a sede para ser atendido pessoalmente. Todos os serviços eram realizados manualmente.
- Programa venda direta:
- O processo de regularização fundiária liderado pela TERRACAP é realizado através do Programa de Venda Direta, no qual os interessados podem manifestar seu interesse de compra através da criação de um cadastro e envio da proposta de acordo ao Edital publicado pela companhia.
- Os dados são avaliados para habilitar ao solicitante e efetuar a escrituração da propriedade. Este processo era feito de forma manual, e está sendo automatizado seguindo as fases de realização.
Resultados alcançados
- Automação de serviços
- Nada consta financeiro:
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- Redução de tempo de atendimento de 3 dias úteis a emissão online;
- Ganhos operacionais nas 3 áreas envolvidas, que não precisam atuar mais neste tipo de atendimentos;
- Maior confiabilidade ao acessar 2 sistemas adicionais para pesquisa de pendências financeiras;
- Economia para TERRACAP de R$ 283.785,00 /ano;
- Comodidade e praticidade para o cliente que não precisa sair de casa;
- Aumento na quantidade de certidões, passando de 540 a 1.500/ano.
- Declaração quitação de débito:
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- Redução de tempo de atendimento de 22 dias úteis a emissão online;
- Ganhos operacionais nas 6 setores envolvidos, que não precisam atuar mais neste tipo de atendimentos;
- Maior confiabilidade ao acessar 7 sistemas adicionais para pesquisa de débitos em aberto;
- Economia para TERRACAP de R$ 2’340.115,00 /ano;
- Economia para o cliente que pode emitir sua certidão gratuitamente;
- Comodidade e praticidade para o cliente que não precisa sair de casa.
- Nada consta judicial:
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- Redução de tempo de atendimento de 5 dias úteis a emissão online;
- Ganhos operacionais nas áreas internas que precisam do documento para dar continuidade nos seus processos;
- Maior agilidade já que não há necessidade de tramitação de documentos entre as áreas;
- Economia para TERRACAP de R$ 116.098,00 /ano;
- Comodidade e praticidade para o cliente que não precisa sair de casa.
- Agendamento de serviços:
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- Redução da fila de atendimento ao eliminar as solicitações de agendamento feitas presencialmente;
- Organização nas áreas internas que podem distribuir melhor o tempo de execução das atividades com o tempo de atendimento;
- Rapidez e eficiência no atendimento ao confirmar o agendamento de forma imediata reduzindo o tempo de espera do cliente;
- Economia para TERRACAP de R$ 117.00,00 /ano;
- Comodidade e praticidade para o cliente que não precisa sair de casa.
- Programa de venda direta – cadastro:
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- Nesta etapa o interessado deverá se cadastrar informando os seus dados completos, local de regularização, divergências no projeto e dados de ocupação;
- O interessado tinha muita dificuldade em identificar seu lote e as informações eram insuficientes para as fases seguintes do processo;
- Redução da fila de atendimento ao receber menos solicitações de cadastro;
- Maior gestão e controle do processo que passa a ter acompanhamento estatístico, relatórios e monitoramento online do avanço das etapas do programa;
- Maior completitude das informações ao solicitar dados complementares para melhor avaliação do interessado;
- Economia para TERRACAP de R$ 79.000 /ano;
- Entrega desde a comodidade da sua casa, sem necessidade de fazer o trâmite presencialmente.
- Programa de venda direta – edital:
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- Nesta etapa a Gerência de Venda Direta é responsável pela criação e publicação do Edital de regularização fundiária. Antigamente, este edital era elaborado usando planilhas de Excel que transitavam entre as áreas, levando ao erro na publicação de lotes que não poderiam ser regularizados, multas e processos jurídicos para a TERRACAP;
- Redução de tempo de elaboração do edital de 15 dias úteis a 1 dia útil;
- Integração do fluxo de edital com a elaboração da proposta permitindo ter rastreabilidade da área regularizada durante todo o programa de venda direta;
- Validação das condições dos imóveis antes da publicação do edital reduzindo em 100% as probabilidade de erro;
- Economia para TERRACAP de R$ 120.000 /ano;
- Comunicação direta com o interessado que é comunicado imediatamente da publicação do edital a fim que possa apresentar sua proposta de compra, evitando que perca os prazos.
- Programa de venda direta – proposta:
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- Nesta etapa o Edital já foi publicado e o interessado deverá apresentar sua proposta de compra. Antigamente ele preenchia um formulário e entregava na área de atendimento da TERRACAP. Atualmente, ele preenche todos os dados online e apresenta a documentação na sede da companhia;
- Redução da fila de atendimento ao agilizar o recebimento das propostas entregues pelos interessados;
- Dados mais completos disponíveis de forma online facilitando as fases seguintes ao processo de venda direta;
- Maior facilidade para o interessado na identificação do seu lote dentro do Edital, já que o sistema faz isso automaticamente;
- Economia para TERRACAP de R$ 180.000 /programa;
- Eliminação da tramitação de processos físicos e redução dos processos no SEI necessários para análise e habilitação das propostas;
- Preenchimento da proposta desde a comodidade da sua casa, sem necessidade de fazer o trâmite presencialmente.
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