Transformação organizacional

Exército brasileiro

Adequação da estrutura organizacional da Instituição para o alcance das metas para 2022

Fase 01

Conhecer

O Exército brasileiro tem como meta atingir até 2022 uma nova doutrina com o emprego de produtos de defesa tecnologicamente avançados, profissionais altamente capacitados e motivados.

Com isso, a Diretoria de Fiscalização de Produtos Controlados relatou um aumento na demanda de autorização de porte e comercialização de armamentos, de 5 mil para 70 mil por ano; desvio de material explosivo; explosões frequentes de caixas eletrônicos e agências bancárias; desvio de conduta; e vendas de facilidades. Tudo isso afetou a imagem do Exército junto aos cidadãos.

Fase 02

Construir

Para alcançar esse objetivo, a Memora atuou, junto à instituição, na adequação da estrutura organizacional, no aperfeiçoamento dos processos de negócio, na otimização da estrutura de cargos e pessoal e na liberação de pessoal para emprego na atividade finalística.

Para obter os melhores resultados, atuamos mapeando e transformando processos em diversas frentes do Exército. Confira a atuação da Memora por área:

  • Estado-Maior do Exército:
    • Mapeamento, diagnóstico e redesenho de mais de 30 processos;
    • Reestruturação do Centro de Doutrina do Exército;
    • Subsídio ao novo Regimento Interno.
  • Gabinete do Comandante do Exército:
    • Mapeamento, diagnóstico e redesenho de processos.
  • Centro de Controle Interno do Exército:
    • Mapeamento, diagnóstico e redesenho de processos;
    • Concepção de metamodelo de criação de bases.
  • Academia Militar das Agulhas Negras:
    • Mapeamento, diagnóstico e redesenho de processos;
    • Integração efetiva entre a Gestão de Estoque e as Aquisições.
  • Departamento de Ciência e Tecnologia:
    • Mapeamento, diagnóstico e redesenho de processos de Governança de TI;
    • Proposta de novo modelo de Governança;
    • Proposta de modelo de contratação centralizada;
    • Revisão da estrutura do PDTI;
    • Concepção dos contratos de objetivos das unidades subordinadas.
  • Centro de Comunicação Social do Exército:
    • Mapeamento e diagnóstico de processos;
    • Redefinição do planejamento;
    • Indicações para novos modelos de relações com a mídia.
  • Diretoria de Sistemas e Material de Emprego Militar:
    • Elaboração do Planejamento Estratégico da nova unidade;
    • Plano de Ação para implantação da estrutura;
    • Desenho da Cadeia de Valor Agregado da Diretoria;
    • Desenho dos processos de obtenção de sistemas complexos e material de emprego militar;
    • Apoio à implantação da nova unidade.
  • Escritório de Racionalização Administrativa do Exército:
    • Concepção da estrutura;
    • Desenho da Cadeia de Valor Agregado do Escritório;
    • Desenho dos processos do escritório;
    • Implantação do escritório.
  • Departamento de Cultura e Ensino do Exército:
    • Mapeamento dos processos críticos;
    • Diagnóstico dos processos;
    • Plano de ação para implantação de melhorias em curso;
    • Capacitação do pessoal.

Ao final destas etapas, foi implantado o Escritório de Processos Organizacionais do Exército e foi mapeada a Cadeia de Valor da Organização. Desta forma, foi possível à Memora transformar os processos essenciais do Exército, criando ainda uma base documental que inclui: a Gestão de Processos abordando o padrão de modelagem de processos, o Manual de Gestão de Processos do Exército, o Manual de Gestão de Indicadores de Desempenho do Exército, o Manual de Auditoria Interna de Processos do Exército e o Metamodelo de Criação das Bases Administrativas do Exército.

Fiscalização de Produtos Controlados

Atuou-se, ainda, na otimização da Fiscalização de Produtos Controlados. De modo a garantir a segurança social e militar do país, esses produtos que têm alto poder de destruição ou outra propriedade, devem ter seu uso restrito a pessoas físicas e jurídicas legalmente habilitadas, capacitadas técnica, moral e psicologicamente. (ex: produtos químicos, biológicos, nucleares e radiológicos, explosivos, armas de fogo; dentro outros)

Para remediar os problemas, a Memora atuou em medidas de resultados a curto e médio prazo e em ações reestruturantes:

  • Curto prazo:
      • Padronizar procedimentos e artefatos;
      • Revisão do fluxo de atividades: eliminar tarefas que não agregam valor;
      • Levantamento das competências necessárias e estabelecimento de um programa anual de treinamentos e capacitações;
      • Revisão e adequação do Quadro de Cargos Previsto – QCP.
  • Médio prazo:
      • Descentralizar atividades;
      • Aperfeiçoar o Planejamento das Inspeções e Operações, incluindo a Análise Crítica dos Resultados das Operações;
      • Estabelecimento de um Comitê Permanente de Planejamento, Monitoramento e Avaliação do Sistema FPC de forma a desenvolver e manter a Governança necessária em todas as fases do macroprocesso.
  • Ações reestruturantes:
    • Revisão e redistribuição das atribuições e responsabilidades institucionais com relação a Produtos Controlados, junto ao ODG e aos ODS, incluindo os Órgãos de Segurança Pública e do Poder Judiciário.
    • Atualmente está em tramitação no Congresso Nacional o novo Regulamento de Produtos Controlados – R-105 (Decreto 3665/2000), fruto do diag

Fase 03

Entregar

Confira as entregas realizadas pela Memora, por área:

  • Estado-Maior do Exército:
    • Reestruturação da 3ª Subchefia do EME;
    • Modernização do Escritório de Projetos do Exército.
  • Centro de Controle Interno do Exército:
    • Implantação de sistema de medição efetivo do desempenho dos processos;
    • Melhoria do processo de aquisições.
  • Academia Militar das Agulhas Negras:
    • Integração efetiva entre a Gestão de Estoque e as Aquisições.

 

Fiscalização de Produtos Controlados:

  • Curto prazo:
    • Adequação de sistemas informatizados (Protocolo e outros);
    • Implantação de um procedimento de auditoria de processos de trabalho;
    • Atualização do R-105, à luz da legislação concorrente atual;
    • Retomada da modelagem e implantação de um sistema de Gestão da Informação (TI).
  • Médio prazo:
    • Implantar / aperfeiçoar o gerenciamento da informação – Banco de Dados único e abrangente;
    • Controle de registros dos processos mapeados e implantação do processo de Auditoria.

Resultados alcançados

Resultados apresentados, também por área:

  • Estado-Maior do Exército:
    • Reestruturação da 3ª Subchefia do EME;
    • Liberação de 17 oficiais superiores para as atividades finalísticas.
  • Gabinete do Comandante do Exército:
    • Primeira avaliação com indicativo de migração para os ODS de cerca de 69 dos 186 processos levantados (37%);
    • Proporcionando a liberação de cerca de 80 oficiais para atividades finalísticas.
  • Centro de Controle Interno do Exército:
    • Redução do tempo de processamento de direitos no pagamento de pessoal.
  • Academia Militar das Agulhas Negras:
    • Redução do tempo médio de aquisições e contratações;
    • Redução do desperdício por meio da padronização da especificação e redução de “caronas” em outros pregões.

A MEMORA atuou também na reestruturação organizacional; na redução do tempo para concessão de Títulos de Registro (TR) e Concessão de Registro (CR) em 50%; na redução do tempo de processamento de Autorização para Aquisição e Importação em 40%; na definição de métricas para alcance de resultados em todos os processos analisados; na implantação do processo de Auditoria Interna de processos; e no aumento da efetividade do planejamento e da análise crítica de resultados de operações e inspeções.

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