Modelação
É necessário que a empresa esteja aberta para redesenhar seus fluxos e processos de trabalho e, para que a prática não se torne uma batalha e enfrente a resistência dos colaboradores, é imperativo que haja uma cultura organizacional de flexibilidade.
Documentação
A documentação dos processos de uma organização deve ser bem realizada, para que não haja situações em que somente determinado colaborador sabe realizar determinado conjunto de atividades. Com tudo documentado, no caso de que esse colaborador deixe a empresa ou mude de função, o próximo responsável a assumir seu cargo terá um norte para se basear.
Entrega de valor
Os processos existem para entregar determinado tipo de valor à empresa, à marca, ao produto ou serviço comercializado. Se não há clareza sobre a forma que as entregas devem ocorrer, é possível que o processo deva ser repensado e revisto.
Modelação
Conforme falamos acima, a empresa deve ter abertura para o redesenho dos fluxos de trabalho e, por consequência, dos processos. E isso demanda uma cultura organizacional de flexibilidade, para que a prática de modificar um processo não se transforme em uma batalha que enfrente a resistência dos colaboradores.
Monitoramento
Gestores também necessitam de números que auxiliem na compreensão de se os processos estão entregando o que se espera deles. A recomendação é que, ao desenhá-los, os KPIs (key performance indicators) sejam utilizados para embasar a avaliação do desempenho.
Sistematização
A gestão de processos é também um processo em si e isso quer dizer que esse conjunto de práticas deve ter as mesmas características já mencionadas anteriormente. E ele deve ser implementado segundo determinado critério, aproveitando-se de oportunidades de melhoria e se antecipando aos problemas ao invés de esperar que eles aconteçam para que os processos organizacionais sejam questionados.
Benefícios da Gestão de Processos
Otimização do tempo
Quando um processo é remodelado ou aperfeiçoado, um dos principais pontos a ser levado em consideração é o planejamento a respeito de como ter o mínimo desperdício de tempo. Ainda são exploradas oportunidades de automação, principalmente relacionadas às atividades rotineiras e repetitivas, para que assim tanto gestores como colaboradores tenham mais tempo para realizar outras tarefas e se dediquem à atividade-fim do negócio.
Redução de custos
O melhor aproveitamento do tempo disponível é, por si só, um jeito de economizar, porém, a gestão de processos também procura as melhores oportunidades de reduzir custos em diversas frentes.
Mais qualidade em serviços e produtos
Um processo bem realizado é aquele que resulta em produtos e/ou serviços de qualidade, que sempre deve ser o objetivo final e principal da empresa.
Qualificação na tomada de decisões
A gestão de processos, por implicar no monitoramento de métricas e indicadores, colabora para uma cultura organizacional que preza as decisões tomadas com base em dados.
Retenção de talentos
Com os processos amplamente conhecidos e mapeados, torna-se mais fácil alocar os profissionais mais adequados a cada função, aumentando a satisfação dos colaboradores e a qualidade de seus trabalhos.
