As ferramentas de business intelligence (BI) são tipos de software de aplicação que recolhem e processam grandes quantidades de dados não estruturados de sistemas internos e externos.
As ferramentas de BI proporcionam uma forma de obter dados para encontrar informações principalmente através de consultas. Estas ferramentas também ajudam a preparar os dados para análise, para que possa criar relatórios, dashboards e visualizações de dados.
Os resultados conferem aos empregados e aos gestores o poder de acelerar e melhorar a tomada de decisões, aumentar a eficiência operacional, identificar potenciais novas oportunidades de receitas, identificar tendências de mercado, reportar KPIs genuínos e identificar novas oportunidades de negócio.
Geralmente utilizadas para consultas e criação de relatórios de dados empresariais mais diretas, as ferramentas de business intelligence podem combinar um grande conjunto de aplicações de análise de dados, incluindo análises e consultas ad hoc, relatórios empresariais, processamento analítico online (OLAP), BI móvel, BI em tempo real, BI operacional, BI de cloud e de software como serviço, BI de código aberto, BI colaborativo e intelligence de localização.
Também podem incluir software de visualização de dados para desenhar gráficos, bem como ferramentas para criar dashboards de BI e tabelas de indicadores de desempenho, que apresentem métricas e KPIs de negócio para dar vida aos dados da empresa em imagens fáceis de compreender.
O BI é uma teoria que orienta a forma de coletar, organizar e analisar dados brutos, a fim de transformá-los em informações relevantes para o negócio. Esse processo é feito por meio de softwares específicos, que ajudam as empresas a obter insights úteis para as operações diárias. A partir disso, as decisões tomadas são mais conscientes e estruturadas.
Devido a essa finalidade, o BI combina metodologias, processos, tecnologias e arquiteturas de informação com o propósito de aperfeiçoar a gestão das saídas informacionais. Assim, torna-se mais fácil analisar, reportar e fazer o gerenciamento do desempenho do negócio, assim como entregar a informação correta.
Nesse contexto, é importante observar que existem muitas definições de BI — e a maioria delas se refere aos softwares usados. Contudo, a tecnologia vai além. Ela inclui infraestrutura, políticas, procedimentos e sistemas que direcionam os gestores a decisões mais inteligentes.
O BI requer a aplicação de três fundamentos para ser colocado em prática:
Dentro desse escopo, existem três pilares que sustentam o Business Intelligence. A eficiência da prática depende diretamente da aplicação desses critérios, bem como sua otimização e nível de rentabilidade.
Para entender como trabalhar esses fundamentos, é preciso conhecê-los e entender que, apesar de serem bastante diferentes, não se excluem nem são independentes.
Estratégico
Esse nível de BI busca aumentar a performance do negócio e tem por finalidade o propósito de dinamizar o âmbito analítico, que veremos em seguida. Nessa etapa, diferentes ferramentas são passíveis de utilização, como scorecards, mapas estratégicos, relatórios etc. Perceba que todos os recursos visam a transformar a estratégia em objetivos mensuráveis, que permitem acompanhamento.
Com o intuito de medir o sucesso da empreitada, são utilizados fatores relevantes, como margem de lucro, índice de satisfação dos clientes e participação de mercado. Tenha em mente que o BI estratégico está 100% voltado para o monitoramento da performance e cumprimento de objetivos.
Analítico
O BI analítico é trabalhado assim que o estratégico estiver adequado. Nesse momento, a proposta é detectar a origem dos problemas assim que eles forem encontrados. Por exemplo: se for identificada uma queda no lucro empresarial, será possível determinar se isso ocorre por:
A causa do problema será conhecida por meio da identificação e isolamento dos gargalos. Com a verificação desse quesito, chega o momento de direcionar as ações operacionais.
Operacional
O último pilar do Business Intelligence é o operacional, que impacta a produtividade, a agilidade, o lucro e a rentabilidade do negócio. Ele ativa a solução dos problemas que impedem a melhoria do desempenho a partir de iniciativas que visem ao aperfeiçoamento dos processos.
Na prática, o que acontece nesse nível é a obtenção de ferramentas que contribuem para as decisões rotineiras, ou seja, aquelas que surgem nos âmbitos mais inferiores das empresas. É importante reconhecer essas iniciativas porque elas ajudam a atingir os objetivos estratégicos. Além disso, possibilitam:
Fica claro que os três níveis de BI estão relacionados e precisam ser trabalhados em conjunto. Quando um desses âmbitos é esquecido, a chance de alcançar os resultados esperados é menor — e isso acontece com certa frequência, principalmente porque as empresas nem sempre reconhecem a importância do funcionamento desses pilares.
Ao trabalhar essas questões, portanto, são dados os primeiros passos em prol da aplicação correta do BI na sua empresa. No entanto, ainda há mais o que fazer.
O BI trabalha com níveis de abstração de informações. O primeiro deles contém os dados. Eles estão em sua forma bruta e, por isso, não apresentam relevância nem transmitem sentido por si só. Por outro lado, eles são passíveis de organização — e é nesse momento que surge a informação.
Esse segundo nível compreende as relações compartilhadas pelos dados dentro de um contexto específico. Eles são estruturados e, a partir disso, são fornecidas percepções impossíveis de serem atingidas sem o agrupamento. Portanto, são os insights.
Em seguida, há o nível mais elevado, o do conhecimento. Ele exige a solidez da informação e depende do aspecto subjetivo para agregar valor. Em outras palavras, esse âmbito somente é alcançado quando é possível compreender e perceber as implicações e os padrões.
Ao utilizar o BI, a busca é alcançar esses três níveis de abstração das informações. Isso porque é a partir das percepções obtidas no último âmbito que se torna possível direcionar as ações empresariais e tomar decisões estratégicas e acertadas.
Assim, o Business Intelligence não fornece respostas rápidas nem sinaliza qual caminho deve ser seguido de maneira obrigatória. Na verdade, essa interpretação será obtida pelo fator humano. O que a ferramenta faz é gerar relatórios que facilitem a análise dos dados, a fim de compreender tendências e chegar a insights significativos.
A primeira etapa do BI é a de data warehousing, isto é, coleta de dados dos sistemas operacionais e transacionais. Em seguida, eles são estruturados em um banco central. Estão incluídos aqui os aspectos econômicos, operacionais e tecnológicos da organização, as tendências de mercado, as demandas do consumidor e o índice de competitividade.
Com esse estágio de trabalho pronto, chega o momento de as ferramentas minerarem e extraírem dados do repositório central, também chamado data warehouse. O processo — denominado data mining, ou mineração de dados — busca identificar padrões nos dados e detectar novos grupos passíveis de mapeamento. Com isso, é possível gerar relatórios para detalhar as informações relevantes.
Além dessas técnicas, existem outras a serem utilizadas e que surtem efeitos positivos. Duas das principais são:
Apesar de muitos gestores e especialistas orientarem suas atenções para o Big Data, a inteligência artificial e o machine learning, é preciso reconhecer o valor do BI. Ele consegue reunir aspectos úteis para sua organização e gestão, e agregar soluções tecnológicas para atingir os melhores resultados.
O resultado é a capacidade de estruturar o planejamento estratégico de forma a construir vantagens competitivas sustentáveis. Afinal, dados mais evidentes equivalem a decisões estratégicas. Nesse cenário, o BI contribui para diferentes finalidades, como:
Mais além, o BI fornece vários benefícios, em especial, os que apresentamos abaixo. Confira!
Melhoria das tomadas de decisão
Provavelmente, essa é uma das principais vantagens do BI. O processo decisório se torna mais rápido e tem mais qualidade. As operações são potencializadas, enquanto os processos são otimizados. Tudo isso decorre da facilidade de visualização de dados por meio de relatórios e análises.
Por exemplo: se você precisar fechar um orçamento com um cliente, consegue analisar os aspectos implicados e ver os relatórios pelo computador ou celular para, então, determinar o valor mais adequado. Da mesma forma, é possível:
Essa melhoria nas tomadas de decisão agrega vantagem competitiva, principalmente porque contribui para a manutenção de boas relações entre sua empresa, fornecedores e clientes.
Aprimoramento do planejamento e da gestão
Mais que coletar dados brutos, o BI ajuda a melhorar a gestão para alcançar as metas de desempenho. Por meio das ferramentas específicas, é possível definir metas baseadas em números, a exemplo de tempo de entrega, objetivos de vendas etc. Com esses indicadores, fica mais fácil analisar o progresso de maneira consistente.
É importante mencionar que a acessibilidade dos dados e das informações contribui de maneira significativa para o monitoramento em tempo real. Assim, em vez de perder horas na coleta e organização, basta acessar o sistema para verificar o que é necessário.
Capacidade de prever o crescimento
Apesar de analisar números e ter um foco significativo nesse quesito, o BI tem o principal objetivo de aperfeiçoar a eficiência organizacional e aumentar a produtividade. Esse equilíbrio entre dados e aspectos estratégicos possibilita prever o crescimento do negócio a partir de seu histórico, status atual e projeção para o futuro.
Essa situação também é derivada do compartilhamento de informações entre as equipes. Como os dados ficam em apenas um local, qualquer gestor é capaz de acessá-los, interpretá-los e tomar as decisões corretas. Essa medida ainda evita a duplicação de itens.
Elaboração de perfis de clientes
Sempre que possível, a empresa deve buscar informações sobre os clientes. Essa é uma das propostas do Business Intelligence. Com o auxílio dessas soluções, são identificados padrões que traçam o perfil dos consumidores interessados em seus produtos e serviços. Junto a isso, são fornecidos dados sobre suas necessidades.
Essa informação permite pensar de que maneira é possível atender a essas demandas. Uma possibilidade, por exemplo, é fazer uma publicidade direcionada por meio de links patrocinados. Com isso, a tendência é haver um aumento nas vendas e até a fidelização do consumidor, já que a compreensão sobre as preferências leva a uma vantagem estratégica.
Aumento da retenção de clientes
Além do aumento da fidelização, a elaboração dos perfis de clientes contribui para o crescimento da retenção. Isso acontece pela própria satisfação dos consumidores, mas também por conta de outras ações, como criação de campanhas personalizadas e direcionadas, lançamentos de promoções específicas e outras possibilidades. Tudo depende das opções apresentadas em relatórios.