Automação de Processos (BPMS, BPMN)

Entende-se por automação de negócios os alinhamentos de BPM e BRM, ou seja, gerenciamento de processos e de regras de negócios, respectivamente. Ambas as vertentes são estratégias para atender, através do desenvolvimento de modernas aplicações, as demandas do mercado, que sofrem alterações constantes.

Embora sejam tecnologias excepcionais e indispensáveis, devido à transformação digital, apenas o BPM e o BRM não são mais suficientes. Por isso, uma empresa, se quiser alcançar o sucesso no atual mercado, necessita de mais estratégias.

BPA e BPM: diferenças

BPA é a automação de processos de negócios e pode funcionar como uma estratégia autônoma para que a empresa se torne mais eficiente. Ela sempre acontece quando um processo rotineiro de negócios é automatizado. No entanto, ela também pode ser combinada, de maneira eficiente, a outras iniciativas de gerenciamento de processos de negócios mais abrangentes.

Já o BPM, que é o gerenciamento de processos de negócios, é um método que proporciona que a empresa entenda melhor e de ponta a ponta os seus próprios processos de negócios.

A combinação entre BPA e BPM pode ser poderosa para obter melhores resultados, já que a BPA pode ser utilizada para verificar e melhorar a eficácia dos processos relacionados a essas iniciativas e o BPM fornece uma visão detalhada a respeito da arquitetura de todos os processos de negócios que podem e/ou precisam ser mapeados e automatizados.

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Automação de negócios: um nível além

Entre as principais mudanças que podemos notar em relação à transformação digital está a sinergia entre líderes de negócios e o setor de Tecnologia da Informação (TI). É possível perceber que, assim como o foco dos líderes empresariais se alterou ao longo do tempo, o do setor de TI também sofreu mudanças.

Antes restrita ao funcionamento interno das empresas, atendendo, por exemplo, às demandas de eficiência e controle de custos, agora a área de TI também realiza interações com clientes, gerando, assim, novas oportunidades de negócio e consequente crescimento para as empresas.

Com os constantes avanços, torna-se imprescindível que os líderes de negócios e de TI sejam parceiros na automação dos negócios, compartilhando suas informações e seu conhecimento para que estas novas oportunidades se convertam, efetivamente, em clientes.

Assim sendo, ao invés de se concentrar somente na simplificação de processos, como a automação dos registros relativos à venda de seguros, por exemplo, as áreas devem ser parceiras e desenvolver estratégias inovadoras, automatizando o negócio como um todo, culminando, dessa forma, como no exemplo citado acima, na venda direta de seguros.

Para efetuar de maneira eficaz e funcional a criação desses aplicativos, líderes de negócios e de TI devem trabalhar juntos.

Porém, como isso funciona na prática?

Em primeiro lugar, especialistas de negócios viabilizam os modelos relativos a processos e regras de negócios concernentes a um aplicativo.

Posteriormente, esses modelos fornecidos são combinados a um código através do pipeline (ou funil) de integração/entrega contínuas (CI/CD) para possibilitar a criação do aplicativo final, que já deve estar pronto para utilização.

Assim, esses aplicativos podem ser implantados em containers, tornando mais fácil a manutenção, a atualização e a distribuição deles.

A implantação das soluções de automação de negócios em containers é capaz de permitir que, simultaneamente, os aplicativos sejam acessados em diversas plataformas e desenvolvedores e usuários de negócios gerenciem conjuntamente o ciclo de vida desses aplicativos.

Isso significa que, no lugar de desenvolver aplicativos monolíticos que acabam se tornando ultrapassados, obsoletos e pesados com o tempo – que na era da transformação digital parece correr mais rapidamente –, o foco está voltado à implantação de aplicativos como microsserviços dispostos em uma infraestrutura escalável de cloud.

Ao serem parceiros e combinarem modelos elaborados por especialistas em negócios com códigos criados por desenvolvedores de TI, obtemos novos modelos de aplicativos, que são orientados por processos. Entre as vantagens desses aplicativos está a agilidade e a capacidade de permitirem adaptações mais rápidas de acordo com as constantes mudanças nas demandas dos usuários.

Já é sabido que soluções de automação de negócios que utilizam CI/CD são capazes de acelerar os processos de desenvolvimento. Dessa maneira, há uma redução no tempo entre a implantação do aplicativo e o feedback de quem faz uso dele. Assim, torna-se mais fácil experimentar e encontrar aquele ciclo de processos que seja mais eficiente para a necessidade de cada empresa.

Benefícios e Vantagens da Automação de Negócios

• Rapidez:
  • Criação aplicativos low-code baseados em modelos de decisão e processos
  • Envolvimento dos especialistas de negócios e de TI
  • Fácil adição de lógicas personalizadas
• Abertura:
  • Utilização de repositórios e ferramentas padrão capazes de se integrar aos ambientes de desenvolvimento de software já existentes
• Modernidade:
  • Oferecimento de suporte à criação de aplicativos de microsserviços em containers
  • Implementação em clouds, sejam elas públicas, privadas ou híbridas
  • Disponibilização de uma UX mobile abrangente

Automação e gerenciamento de processos de negócios tradicionais

Se não integradas e utilizadas juntas como solução de automação de negócios, BPA e BPM continuam funcionando como estratégias autônomas e podem ser utilizadas com o intuito de aumentar a eficiência dos processos, além de possibilitar a redução de custos na empresa.

Existem diversos componentes variáveis em relação à automação de processos de negócios. É possível citar as longas cadeias de e-mails, as cópias de documentos conflitantes e aqueles erros que, mesmo aparentando serem pequenos, acabam por levar os stakeholders a se sentirem perdidos em meio a tantas coisas, que muitas vezes beiram o caos.

Além do que ainda há o risco de gerar comunicações indiretas, reformulações, atrasos nos cronogramas e até frustrações e desapontamentos coletivos.

Através da automação de negócios todos esses processos podem ser simplificados e assim, não há prejuízos ou perdas em relação aos detalhes, aos prazos e às conformidades. Os processos passam a estar no controle da empresa, pois existe a implantação de uma estratégia de automação de negócios que, além de expansível, é reutilizável.

E a principal vantagem disso é que gestores e colaboradores podem dedicar seu tempo à atividade-fim da empresa, com foco no que realmente é relevante para o dia a dia dela.

BPA: como funciona a automação de processos de negócios?

A automação de processos de negócios funciona ampliando o sistema de TI para que seja possível automatizar processos, especificamente customizados para atender às necessidades de cada empresa.

Esse é um processo que pode ser custoso, além de demorado, por isso, existem empresas especializadas no fornecimento de soluções de software capazes de identificar necessidades específicas da empresa e, claro, atendê-las.

Cada vez mais é possível verificar o uso de tecnologias de inteligência artificial (IA) a serviço das soluções de BPA. Isso porque as IAs podem entender melhor e se adaptar de forma mais adequada a bancos de dados não estruturados.

Assim sendo, é possível aprimorar e tornar mais intuitiva a experiência do usuário, pois a tecnologia consegue aprender e ainda é capaz de superar ambiguidades, interagindo com as necessidades dos usuários sem a precisar de nenhuma mediação de especialistas técnicos.

Sua empresa deve automatizar processos de negócios?

Desde a Revolução Industrial vemos que o uso da tecnologia possibilita a automatização de processos de negócios. Com o advento das máquinas à vapor foi possível reduzir – e muito – o tempo de produção de inúmeros itens, em uma verdadeira linha de montagem em série.

A mais conhecida popularização desses processos se deu com Henry Ford em 1913. Com sua linha de produção de automóveis, reduziu-se drasticamente (de 12h para 2h30) o tempo necessário para fabricar um carro.

A evolução desde então foi constante, mas nunca tão rápida como vemos hoje em dia. Atualmente, aplicados às necessidades corporativas contemporâneas, os softwares e aplicativos de automação de processos de negócios realizam o mesmo feito de Ford, diminuindo o tempo de realização de processos de desenvolvimento e de implantação de longos meses para dias ou até mesmo horas.

Na automação de processos de negócios, os softwares e aplicativos são utilizados tanto com o intuito de simplificar fluxos de trabalho complexos como com o de acelerá-los. Isso tudo ao mesmo tempo em que oferece todo o controle e a transparência necessários sobre cada uma das partes do processo.

Melhorias obtidas com a automação dos processos de negócios

Mais controle e transparência em cada uma das etapas

A integração de cada uma das partes do fluxo de trabalho em um único painel de software ou aplicativo permite uma visão 360° de tudo o que está acontecendo e que é relevante para o negócio. Assim é possível manter de forma transparente cada atividade, além de exercer o controle sobre os processos ao gerir suas etapas através de acessos, revisões, aprovações, cronogramas de tarefas, entre outros.

Isso acarreta na otimização das informações coletadas em todas as etapas do fluxo de trabalho, permitindo, por meio da automação de negócios, que as tomadas de decisões sejam embasadas e fundamentadas e que os cronogramas apresentados para os stakeholders sejam claros.

Além disso, essa unificação permite o acompanhamento em tempo real de tudo o que está acontecendo, além da visualização das próximas etapas a serem seguidas para que as metas e objetivos da empresa sejam alcançados.

Acelere os processos e reduza os erros manuais

Está cansado das infinitas cadeias de e-mails que escondem os detalhes de seus fluxos de trabalho? Os processos de negócios automatizados substituem as tarefas manuais, administrativas e baseadas em papel. Tirar cópias, recolher assinaturas, transferir documentos e processar a papelada – todas essas tarefas são importantes, porém redundantes, que consomem tempo e energia.

Até mesmo pequenos erros nesses fluxos de trabalho podem custar tempo e dinheiro, levando à repetição das tarefas, além de deixar os stakeholders esperando. Com a automação, a ocorrência de erros humanos é reduzida e você economiza tempo com a centralização de processos.

Ganhe tempo para investir em novas parcerias e em resultados criativos

Com a automação de processos de negócios, o tempo de gestores e de colaboradores é otimizado, assim é possível que concentrem sua atenção em outras frentes, principalmente no que diz respeito às atividades-fim da empresa.

Através de algoritmos, a automação trabalha para organizar, da melhor forma para a empresa, os processos de negócios, permitindo, por exemplo, que os profissionais do setor de TI se dediquem às suas atividades, executando tarefas em níveis mais complexos e elevados.

Com toda a simplificação e rapidez que a automação oferece aos processos rotineiros, a empresa pode se voltar a melhorar o atendimento aos clientes e às suas necessidades, ao pós-venda, que muitas vezes é negligenciado, ao cultivo de relacionamentos com consumidores, parceiros e demais pessoas ou empresas de interesse para o negócio e ao desenvolvimento das próximas inovações.