Estrutura organizacional eficiente no Exercíto Brasileiro
Fase 01
Conhecer
O Exército Brasileiro tem como meta atingir até 2022 uma nova doutrina com o emprego de produtos de defesa tecnologicamente avançados, profissionais altamente capacitados e motivados.
Com isso, a Diretoria de Fiscalização de Produtos Controlados relatou um aumento na demanda de autorização de porte e comercialização de armamentos, de 5 mil para 70 mil por ano. Diante desse quadro buscou mecanismos para dar transparência a entrada e saída de materiais de defesa, como explosivos.
Fase 02
Construir
Para alcançar esse objetivo, a Memora atuou, junto à instituição, na adequação da estrutura organizacional, no aperfeiçoamento dos processos de negócio, na otimização da estrutura de cargos e pessoal e na liberação de pessoal para emprego na atividade finalística.
Para obter os melhores resultados, atuamos mapeando e transformando processos em diversas frentes do Exército. Confira a atuação da Memora por área:
- Estado-Maior do Exército:
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- Mapeamento, diagnóstico e redesenho de mais de 30 processos;
- Reestruturação do Centro de Doutrina do Exército;
- Subsídio ao novo Regimento Interno.
- Gabinete do Comandante do Exército:
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- Mapeamento, diagnóstico e redesenho de processos.
- Centro de Controle Interno do Exército:
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- Mapeamento, diagnóstico e redesenho de processos;
- Concepção de metamodelo de criação de bases.
- Academia Militar das Agulhas Negras:
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- Mapeamento, diagnóstico e redesenho de processos;
- Integração efetiva entre a Gestão de Estoque e as Aquisições.
- Departamento de Ciência e Tecnologia:
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- Mapeamento, diagnóstico e redesenho de processos de Governança de TI;
- Proposta de novo modelo de Governança;
- Proposta de modelo de contratação centralizada;
- Revisão da estrutura do PDTI;
- Concepção dos contratos de objetivos das unidades subordinadas.
- Centro de Comunicação Social do Exército:
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- Mapeamento e diagnóstico de processos;
- Redefinição do planejamento;
- Indicações para novos modelos de relações com a mídia.
- Diretoria de Sistemas e Material de Emprego Militar:
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- Elaboração do Planejamento Estratégico da nova unidade;
- Plano de Ação para implantação da estrutura;
- Desenho da Cadeia de Valor Agregado da Diretoria;
- Desenho dos processos de obtenção de sistemas complexos e material de emprego militar;
- Apoio à implantação da nova unidade.
- Escritório de Racionalização Administrativa do Exército:
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- Concepção da estrutura;
- Desenho da Cadeia de Valor Agregado do Escritório;
- Desenho dos processos do escritório;
- Implantação do escritório.
- Departamento de Cultura e Ensino do Exército:
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- Mapeamento dos processos críticos;
- Diagnóstico dos processos;
- Plano de ação para implantação de melhorias em curso;
- Capacitação do pessoal.
Ao final destas etapas, foi implantado o Escritório de Processos Organizacionais do Exército e foi mapeada a Cadeia de Valor da Organização. Desta forma, foi possível à Memora transformar os processos essenciais do Exército, criando ainda uma base documental que inclui: a Gestão de Processos abordando o padrão de modelagem de processos, o Manual de Gestão de Processos do Exército, o Manual de Gestão de Indicadores de Desempenho do Exército, o Manual de Auditoria Interna de Processos do Exército e o Metamodelo de Criação das Bases Administrativas do Exército.
Fiscalização de Produtos Controlados
Atuou-se, ainda, na otimização da Fiscalização de Produtos Controlados. De modo a garantir a segurança social e militar do país, esses produtos que têm alto poder de destruição ou outra propriedade, devem ter seu uso restrito a pessoas físicas e jurídicas legalmente habilitadas, capacitadas técnica, moral e psicologicamente. (ex: produtos químicos, biológicos, nucleares e radiológicos, explosivos, armas de fogo; dentro outros)
Para remediar os problemas, a Memora atuou em medidas de resultados a curto e médio prazo e em ações reestruturantes:
- Curto prazo:
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- Padronizar procedimentos e artefatos;
- Revisão do fluxo de atividades: eliminar tarefas que não agregam valor;
- Levantamento das competências necessárias e estabelecimento de um programa anual de treinamentos e capacitações;
- Revisão e adequação do Quadro de Cargos Previsto – QCP.
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- Médio prazo:
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- Descentralizar atividades;
- Aperfeiçoar o Planejamento das Inspeções e Operações, incluindo a Análise Crítica dos Resultados das Operações;
- Estabelecimento de um Comitê Permanente de Planejamento, Monitoramento e Avaliação do Sistema FPC de forma a desenvolver e manter a Governança necessária em todas as fases do macroprocesso.
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- Ações reestruturantes:
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- Revisão e redistribuição das atribuições e responsabilidades institucionais com relação a Produtos Controlados, junto ao ODG e aos ODS, incluindo os Órgãos de Segurança Pública e do Poder Judiciário.
- Atualmente está em tramitação no Congresso Nacional o novo Regulamento de Produtos Controlados – R-105 (Decreto 3665/2000), fruto do diag
Fase 03
Entregar
Confira as entregas realizadas pela Memora, por área:
- Estado-Maior do Exército:
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- Reestruturação da 3ª Subchefia do EME;
- Modernização do Escritório de Projetos do Exército.
- Centro de Controle Interno do Exército:
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- Implantação de sistema de medição efetivo do desempenho dos processos;
- Melhoria do processo de aquisições.
- Academia Militar das Agulhas Negras:
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- Integração efetiva entre a Gestão de Estoque e as Aquisições.
Fiscalização de Produtos Controlados:
- Curto prazo:
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- Adequação de sistemas informatizados (Protocolo e outros);
- Implantação de um procedimento de auditoria de processos de trabalho;
- Atualização do R-105, à luz da legislação concorrente atual;
- Retomada da modelagem e implantação de um sistema de Gestão da Informação (TI).
- Médio prazo:
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- Implantar / aperfeiçoar o gerenciamento da informação – Banco de Dados único e abrangente;
- Controle de registros dos processos mapeados e implantação do processo de Auditoria.
Resultados alcançados
Resultados apresentados, também por área:
- Estado-Maior do Exército:
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- Reestruturação da 3ª Subchefia do EME;
- Liberação de 17 oficiais superiores para as atividades finalísticas.
- Gabinete do Comandante do Exército:
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- Primeira avaliação com indicativo de migração para os ODS de cerca de 69 dos 186 processos levantados (37%);
- Proporcionando a liberação de cerca de 80 oficiais para atividades finalísticas.
- Centro de Controle Interno do Exército:
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- Redução do tempo de processamento de direitos no pagamento de pessoal.
- Academia Militar das Agulhas Negras:
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- Redução do tempo médio de aquisições e contratações;
- Redução do desperdício por meio da padronização da especificação e redução de “caronas” em outros pregões.
A MEMORA atuou também na reestruturação organizacional; na redução do tempo para concessão de Títulos de Registro (TR) e Concessão de Registro (CR) em 50%; na redução do tempo de processamento de Autorização para Aquisição e Importação em 40%; na definição de métricas para alcance de resultados em todos os processos analisados; na implantação do processo de Auditoria Interna de processos; e no aumento da efetividade do planejamento e da análise crítica de resultados de operações e inspeções.
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