Origem e Dinâmica da Técnica
Apresento a vocês a Técnica do Pomodoro, que aplicamos há mais de 18 meses na Memora Processos Inovadores, no Projeto de Desenvolvimento do produto de Gestão de contratos – “Vitro”.
A Técnica Pomodoro ou simplesmente Pomodoro foi criada pelo Italiano Francesco Cirillo na década de 1980. Daí o nome, que em italiano significa “tomate”. Originalmente Cirillo usava um relógio de cozinha com formato de um tomate para determinar seus intervalos de trabalho.
O Pomodoro é, provavelmente, um dos métodos de produtividade e gestão de tempo mais simples de se implementar, pois não necessita de ferramentas complexas ou até mesmo de tecnologia, embora haja diversos softwares para essa finalidade. No Pomodoro, entende-se que quando um trabalho é subdividido, ele se torna mais produtivo. Sendo assim, o recomendado é trabalhar 25 minutos seguidos, e na sequencia tirar um “descanço” de 5 minutos. Repita o passo ao longo da sua jornada de trabalho. Além disso, a cada 3 ou 4 “pomodoros”, recomenda-se uma pausa maior.
Os ganhos desta subdivisão de trabalho consistem em basicamente que o colaborador controle unidades menores de trabalho e esforço, podendo dimensionar se o que foi planejado está sendo cumprido de modo mais preemptivo.
Um mínimo de organização é exigido de quem se pretende usar. Deste modo, os seus usuários devem, no início do dia, elencar uma lista de todas as tarefas pretendidas para aquela jornada de trabalho. O ideal é que as tarefas caibam dentro de um “pomodoro”.
Conforme dito anteriormente, em se tratando de tecnologia, não é necessário muito esforço para colocar a técnica em uso. Será necessário basicamente, uma folha de papel, um relógio que realize a conta, um lápis ou caneta. Por outro lado, o aspecto humano é o grande impasse quando da implantação da técnica, pois envolve organização, liderança, mudança de cultura organizacional.
Como tratar interrupções
De acordo com a técnica, interrupções podem ser divididas em duas categorias: internas e externas. As internas são provacadas de dentro da equipe, seja por conversa paralela ou uma saída para ir ao café, por exemplo. No entanto, não se resumem a atividades corriqueiras. As interrupções internas podem ser ocasionadas por uma pausa
breve para responder a um e-mail importante de algum cliente ou da empresa.
As interrupções externas ocorrem exclusivamente por fatores externos, ou seja, indivíduos ou fatos fora do ambiente da equipe. É quando aquele seu amigo entra na sala gritando e tirando seu foco, ou quando alguém te interrompe para realizar uma pergunta.
Na equipe Vitro, algumas medidas são tomadas para minimizar os impactos das interrupções, sejam internas ou externas, como por exemplo:
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- Aquisição de relógios para marcação de tempo de trabalho e intervalo;
- A comunicação interna no tempo de trabalho é prioritariamente via chat ou se for algum assunto demorado, recomendamos que os colaboradores envolvidos saiam do ambiente;
- Interrupções externas foram minimizadas.
Esses artefatos, no mínimo causam curiosidade dos colaboradores que entram na sala, mas de qualquer forma ajudam na disseminação da cultura da equipe e na preocupação que temos com produtividade, cumprimento de metas e produtividade.
Para enfrentar estas interrupções, a técnica propõe adicionar um apóstrofo em cada interrupção que você fez, para que posteriormente você possa realizar uma medição e se disciplinar a não fazê-las.
Conclusões
Durante os mais de 18 meses que estamos aplicando a técnica, é notável a concentração e ganho de produtividade de toda a equipe. O valor agregado ao produto final aumentou consideravelmente. Percebeu-se que as entregas finais estão com maior qualidade, e que a união da equipe se fortaleceu, pois todos estão concetrados, quase que em tempo integral, no mesmo onjetivo e com o mesmo propósito.
Além disso, as interrupções externas que eram o maior problema de produtividade e de continuidade das tarefas previstas em nosso planejamento, caíram significativamente. Após certo tempo, conseguimos mudar a cultura organizacional da empresa no tratamento de interrupções à equipe Vitro, passando os próprios colaboradores interruptores a verificarem o relógio de pomodoro antes de entrar na sala.
Um dos benefícios mais notáveis foi o aumento do fator de foco. Este indicador
mede quão focado a equipe ficou em prol de um objetivo pré-estabelecido no planejamento dos trabalhos. No nosso caso, esse planejamento ocorre quinezalmente. Pois bem, o fator de foco que em meados de 2012 não ultrapassava a casa dos 30%, hoje está em média nos 60% e já chegou a incríveis 80%. A médio prazo pós- implantação, conseguimos reduzir drasticamente as interrupções externas, chegando algumas vezes até a vetarmos quando julgamos não ser necessária, orientando o interruptor a retornar no horário demarcado pelo relógio.
Como todo processo que envolve mudança de cultura, a implementação da técnica pomodoro exige tempo, maturidade e persistência.
Caso se interesse em conhecer mais a técnica ou softwares que suxiliema a sua implementação no ambiente de trabalho, sugiro a leitura dos seguintes links:
http://www.itnerante.com.br/forum/topics/aplicativos-para-a-t-cnica-de-concentra-o-e- estudos-pomodoro
http://www.techtudo.com.br/tudo-sobre/pomodairo.html
https://play.google.com/store/apps/details? id=net.artifix.pomodroido.free&feature=search_result
http://reborg.github.io/pomodori/
Cleiton Saraiva Desenvolvedor de Software JAVA
Memora Processos Inovadores Ltda Distrito Federal, Brasil
E-mail: cleiton.saraiva@memora.com.br
